Gemini Notebook（旧NotebookLM）を開いてみたものの、ノートを1冊作ったところで止まっていませんか。あるいは、手元の資料を1冊にまとめて入れた結果、答えがどれもぼんやりしてしまった、という声もよく聞きます。

原因の多くは、ノートの「分け方」と「作る順番」が決まっていないことにあります。この記事では、地方で商売や会社を営む人が最初に作るべき3冊と、4冊目以降を増やすタイミングを整理します。読み終えるころには、今夜作る1冊目が決まっているはずです。

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「10冊」の考え方を、地域の会社向けに絞り込む

この記事のきっかけは、AIの時短術を発信している、えーたんさんのX投稿です。

えーたんさん「Gemini Notebookで最初に作るべき10個のノート」
https://x.com/ai_jitan/status/2100347745043439922

投稿では、ノートを「土台」「仕事」「知識」「自分」の4つのグループに分け、作る順番つきで10冊を紹介しています。中でも筆者が大事だと感じたのは、ノートを作る前の原則です。えーたんさんは「1冊に、1つの役割」と書いています。何でも入れた1冊は、答えが薄くなるという指摘です。

一方で、地方の会社や個人店が最初から10冊をそろえるのは、正直なところ重いと思います。そこでこの記事では、10冊の考え方を借りながら、次の3冊に絞って始める方法を提案します。

・1冊目：会社の方針ノート

・2冊目：取引先・案件ごとのノート

・3冊目：社内の決まりごとノート

始める前に知っておきたい、2つの仕様

ノートを作る前に、最近の変更点を2つだけ押さえておきます。

名前がGemini Notebookに変わった

NotebookLMは2026年7月16日に、Gemini Notebookへ名前が変わりました。中身は同じサービスで、これまでに作ったノートや共有リンクはそのまま使えます。Geminiアプリの中からもノートを作ったり開いたりできるようになっています。

Googleドライブの資料は自動で最新になる

2026年5月から、Googleドライブから追加したGoogleドキュメント・スプレッドシート・スライドは、元のファイルを直すとノート側も自動で更新されるようになりました。公式ヘルプでは、数分ごとに同期すると説明されています。

つまり、日々書き足す資料はGoogleドキュメントで持っておけば、ノートを作り直す手間がかかりません。この仕様が、これから紹介する3冊すべての前提になります。

1冊目：会社の方針ノート

最初に作るのは、あなた自身や会社の考え方をAIに教えるノートです。AIに仕事を頼む前に、まず「うちはどういう会社か」を知ってもらいます。

何を入れるか

Googleドキュメント1枚に、次の5つを書きます。

・会社（または自分）が目指していること

・期限つきの目標

・判断に迷ったときの基準

・大事にしたいお客さん

・絶対にやらないこと

きれいな文章でなくてかまいません。朝礼で話していることや、社員によく言っていることを箇条書きにするだけで十分です。

最初に投げる一言

このノートの内容をもとに、うちの会社の考え方を3行でまとめてください。
そのうえで、私が判断を誤りやすそうな場面を率直に教えてください。

筆者も、Claudeに自分の方針や書き方のルールをまとめたファイルを読ませてから仕事を頼んでいます。先に方針を渡しておくと、一般論ではなく「自分の基準」で答えが返ってくるので、直す手間が減ります。ツールは違いますが、Gemini Notebookの1冊目はこれと同じ考え方です。

2冊目：取引先・案件ごとのノート

2冊目は、取引先や案件ごとに1冊ずつ作るノートです。地方の商売は、同じ取引先と長く付き合うことが多いものです。そのぶん、経緯が担当者の頭の中にしか残っていない、ということが起こりがちです。

何を入れるか

・見積書や企画書

・打ち合わせのメモや議事録

・やりとりしたメールの要点

・先方から受けた要望や注意点

ノートの名前は「〇〇商事」「〇〇様 改装案件」のように、取引先と案件がひと目で分かるものにします。

最初に投げる一言

この案件の現在地を整理してください。
決まっていること、決まっていないこと、次にこちらが動くべきことを分けて教えてください。

担当者が休んだときや、引き継ぎのときに、このノートがあるかどうかで大きな差が出ます。打ち合わせの録音から議事録を作る方法は、こちらの記事で紹介しています。

3冊目：社内の決まりごとノート

3冊目は、社内のルールや手順を集めたノートです。新しく入った人やパートさんから同じ質問を何度も受けている会社ほど、効果を感じやすい1冊です。

何を入れるか

・就業規則や経費の決まり

・申請や発注の手順

・開店・閉店作業や接客のマニュアル

・よく聞かれる質問とその答え

最初に投げる一言

この資料の中で、新しく入った人が間違えやすそうな手続きを5つ挙げてください。
それぞれ、正しい手順と注意点を添えてください。

このノートを社内で共有するときは、見せてよい資料だけを入れたノートに分けておくことが大切です。共有の仕様と窓口の作り方は、こちらの記事で詳しく解説しています。

4冊目以降は「困りごと」が出てから増やす

3冊が回り始めたら、4冊目以降は困りごとが出たタイミングで足していきます。先に作っておくより、必要になってから作る方が、入れる資料もはっきりします。

・提案がなかなか通らない → 上司や決裁者の判断基準を集めたノート

・調べものに時間がかかる → Fast Research（ウェブから資料を集める機能）で専門知識を集めたノート

・ノートに役割を持たせたい → カスタム指示で担当者のようにふるまわせるノート

それぞれの作り方は、次の記事で紹介しています。

https://ai-no-chikara.com/posts/notebooklm-boss-note
https://ai-no-chikara.com/posts/notebooklm-fast-research-guide
https://ai-no-chikara.com/posts/notebooklm-ai-employee-5steps

ノートを増やす前に決めておく3つのルール

最後に、ノートが増えても散らからないためのルールを3つ紹介します。

名前は役割で付ける

「メモ」「資料」「テスト」といった名前は避けます。「方針ノート」「〇〇様 案件」「社内ルール」のように、何のためのノートかが分かる名前にしておくと、あとで探すときに迷いません。

入れてよい資料を決める

お客さんの個人情報や、取引先から預かった機密資料は、ノートに入れる前に社内で扱いを決めておきます。上司や決裁者の判断基準を集めたノートは、自分だけで使い、共有しないようにします。

元の資料はGoogleドキュメントで持つ

書き足していく資料は、PDFで固めずGoogleドキュメントのまま育てます。自動同期の仕様を生かせば、ノートは資料を直すたびに新しくなります。

よくある質問

Q. 無料のGoogleアカウントでも使えますか？

A. はい、個人のGoogleアカウントでも使えます。ただし、無料版では1冊に入れられる資料の数などに上限があります。まずは無料で3冊を作り、足りなくなってから有料プランを検討するのがおすすめです。

Q. NotebookLMで作ったノートはどうなりますか？

A. 名前が変わっただけで、同じサービスです。これまでのノートや共有リンクは、そのまま使えます。

Q. 1冊にまとめて入れた方が楽ではないですか？

A. 入れるのは楽ですが、答えが薄くなりがちです。会議の相談をしているのに、関係のない資料が答えに混ざることがあるためです。役割ごとに分けた方が、結果的に早く使えるようになります。

Q. PDFの資料は自動で更新されますか？

A. 自動同期として発表された対象は、Googleドライブから追加したGoogleドキュメント・スプレッドシート・スライドです。PDFなどほかの形式を使う場合は、元のファイルを直したあとにノート側が更新されたかを確かめてください。書き足していく資料は、Googleドキュメントで管理するのが確実です。

まとめ

Gemini Notebookは、たくさん作るより、役割ごとに分けて順番に作る方が使えるようになります。

・最初は「方針」「取引先・案件」「社内の決まりごと」の3冊から始める

・4冊目以降は、困りごとが出てから足す

・書き足す資料はGoogleドキュメントで持ち、自動同期を生かす

今夜は、会社の方針をGoogleドキュメント1枚に書くところから始めてみてください。

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