「うちの会社、ChatGPTは話題になったけど、結局誰も業務で使ってないんだよね」——そんな会話、心当たりはありませんか？

実は、あなたの会社がGoogle Workspaceを契約しているなら、すでにAIは手の中にあります。Gmail、Googleドキュメント、スプレッドシート。毎日使っているこれらのツールの中に、Googleが開発したAI「Gemini」がすでに組み込まれているのです。

さらに、資料を読み込んで質問に答えてくれるNotebookLM、繰り返し作業を自動化するGoogle Apps Script（GAS）など、知られていないだけで無料から使えるAIツールがいくつも存在します。

この記事では、ChatGPTとの違いを整理しながら、Google WorkspaceのAI機能を「何のために、どう使うか」という視点で分かりやすく解説します。

そもそもGeminiとChatGPTは何が違うのか

ChatGPTもGeminiも、文章を書いたり質問に答えたりできるAIです。できることは似ていますが、使い方の思想がまったく違います。

ChatGPTは「専用のアプリを開いて、そこで作業するAI」です。ChatGPTの画面にアクセスし、チャットの中で完結します。

一方のGeminiは「普段使っているGoogleのアプリの中から呼び出せるAI」です。Gmailを開けばメールの要約ボタンがあり、Googleドキュメントを開けばサイドパネルにGeminiがいます。わざわざ別のツールを開く必要がありません。

もうひとつの大きな違いは、GeminiはGoogle検索とリアルタイムで連携している点です。ChatGPTは学習データの時点までの情報しか持っていませんが、Geminiは最新のニュースや情報を検索しながら回答を生成できます。

つまり、「社内でGoogle Workspaceを使っているなら、追加費用なしで、今日からAIを業務に組み込める」というのがGeminiの最大の強みです。

Gemini in Workspace：毎日使うアプリの中でAIを呼び出す

Geminiを業務で使う最も手軽な方法は、GmailやGoogleドキュメントなど、すでに使っているアプリの中からAIを呼び出すことです。

Gmailでは、長いメールスレッドを開くと画面上部に「要約」ボタンが表示されます。押すだけで、何十通にもわたるやり取りを数行にまとめてくれます。返信を書く際も、「先方の見積もり依頼に対して、1週間以内に回答する旨を丁寧に返信して」と日本語で伝えるだけで下書きを生成してくれます。

Googleドキュメントでは、右側のサイドパネルからGeminiに指示を出せます。「今週の成果と来週の予定をもとに社内向け週報を作って」と入力すれば、下書きがそのまま出てきます。Googleドライブ内の別ファイルを参照させることもできるので、「先月の議事録をもとにニュースレターの下書きを作って」といった使い方も可能です。

Googleスプレッドシートでは、やりたいことを日本語で伝えるだけで、必要な関数を提案してくれます。「この列の合計を出したい」「前月比の増減率を計算したい」と入力するだけです。Excelの関数に詳しくなくても、数式を自動で作成してくれるので安心です。

Googleスライドでは、プレゼン資料の構成とテキストを自動で提案してくれます。AI画像生成機能も搭載されているため、素材サイトで画像を探す手間も省けます。

なお、ドキュメント・スプレッドシート・スライド内でGeminiをフル活用するには、Business Standard以上のプランが必要です。Business StarterではGmailのサイドパネルのみの対応となります。

NotebookLM：渡した資料だけを読んで答えるAI

NotebookLMは、Geminiとはまったく異なるコンセプトのAIツールです。

通常のAI（ChatGPTやGemini）は、インターネット上の膨大なデータをもとに回答を生成します。そのため、知らないことを「それらしく」作り話してしまうリスクがあります。

NotebookLMは、あなたがアップロードした資料の中だけを参照して回答します。回答には必ず引用元が表示されるため、「この回答はマニュアルの何ページに書いてあるのか」が一目で分かります。

業務での活用例をいくつか挙げます。

・社内マニュアルをアップロードして、新人がチャットで質問できるようにする
・競合他社の資料やレポートを読み込ませて、比較分析する
・長い契約書をアップロードし、「特に注意すべき条項はどこか」と質問する

さらに、アップロードした資料をもとに2人のAIが対話形式で解説するポッドキャスト音声を自動生成する「Audio Overview」機能もあります。移動中や家事をしながらインプットできるので、忙しいビジネスパーソンに好評です。

NotebookLMはnotebooklm.googleから無料で使えます。Googleアカウントがあれば、すぐに始められます。

Google Apps Script（GAS）：繰り返し作業を自動化する

Google Apps Script（通称GAS）は、Googleサービスをつないで定型作業を自動化する仕組みです。

「プログラミング」と聞くと身構えてしまうかもしれません。しかし、今はGeminiやChatGPTにやりたいことを伝えれば、コードを自動で書いてくれるので、プログラミングの知識がなくても問題ありません。

たとえば、以下のような自動化が可能です。

・Gmailに届いた問い合わせメールを読み取り、返信の下書きをAIが自動生成する

・毎朝決まった時間にスプレッドシートのデータを分析し、要約をSlackやGoogle Chatに自動投稿する

・Googleフォームに届いた自由記述の回答を、AIが内容ごとに分類してスプレッドシートに整理する

使い方はシンプルです。スプレッドシートのメニューから「拡張機能」→「Apps Script」を開き、Geminiが生成したコードを貼り付けて実行するだけです。

GASからGemini APIを利用する場合、Google AI Studioで無料のAPIキーを取得する必要があります。無料枠の範囲内であれば、費用はかかりません。

その他の注目ツール

Google Meet のAI議事録機能では、会議中に「Take notes for me」をオンにするだけで、Geminiが自動で議事録を作成します。決定事項、担当者、次のアクションまで整理してくれるため、議事録係が不要になります。利用にはBusiness Plus以上のプランが必要です。

AppSheetは、スプレッドシートのデータをもとに業務アプリをノーコードで作れるツールです。日報アプリや経費申請アプリなどを、プログラミングなしで作成できます。

プランと費用の整理

Google Workspaceの料金プランによって、使えるAI機能が異なります。

Business Standard（月額14ドル/ユーザー・年払い）以上のプランでは、Gmail・ドキュメント・スプレッドシート・スライド内のGemini機能が追加料金なしで使えます。2025年1月以降、以前は別途20〜30ドルかかっていたGeminiアドオンがプランに含まれるようになりました。

Business Starterプランの場合は、GmailのGeminiサイドパネルのみ利用可能です。

NotebookLMは基本機能が無料です。GASからのGemini API利用も、無料枠の範囲内であれば費用はかかりません。

まとめると、今すぐ無料で試せるのはNotebookLMとGemini APIです。会社でBusiness Standard以上のWorkspaceを使っているなら、GmailやドキュメントのGemini機能はすでに使える状態になっています。

よくある質問

Q. GeminiとChatGPT、結局どちらを使えばいいですか？

A. 会社でGoogle Workspaceを使っているなら、まずGeminiから試すのがおすすめです。追加費用がかからず、Gmailやドキュメントなどいつものアプリ内で使えるため、導入のハードルが最も低いです。ChatGPTは、画像生成や高度な分析など、Geminiでは対応しきれない用途で併用するのがよいでしょう。

Q. 会社のデータをAIに入れても大丈夫ですか？

A. Google Workspace Business Standard以上のプランでは、Gemini機能に入力したデータがAIの学習に使われないポリシーになっています。NotebookLMも同様です。ただし、無料版のGeminiやChatGPTの無料版は、入力データが学習に使われる場合があるため、機密情報の取り扱いには注意が必要です。

Q. うちは小さい会社ですが、AIを導入する意味はありますか？

A. むしろ少人数の会社ほど効果を実感しやすいです。一人が複数の業務を兼任している場合、メール対応やレポート作成、マニュアル整備などの定型作業をAIに任せることで、本来注力すべき業務に時間を使えるようになります。

Q. GASを使うのにプログラミングの知識は必要ですか？

A. 不要です。やりたいことをGeminiやChatGPTに日本語で伝えれば、コードを自動で生成してくれます。そのコードをコピーしてGASの画面に貼り付けるだけで動きます。

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